共享办公场所不再是一种趋势，它已经成为新的常态。
然而，将现场工作和远程工作相结合，迫使组织重新思考团队如何连接、沟通和协作。
这种灵活的工作模式提供了独特的机会，但也带来了不少挑战。要克服这些挑战，我们首先需要了解什么是有效的混合协作。
在核心上，混合协作是每个员工无论在现场还是远程都能轻松参与给定任务。如果他们能够不受位置限制积极贡献，那么他们就是真正参与进来了。
本文将讨论有效混合协作的策略。但让我们先从……
共享办公团队协作的类型
你可以以不同的方式构建共享办公场所。有些团队可能选择在一周中的某些天见面，而其他团队可能有更灵活的工作时间和地点。
这种灵活性导致了不同的协作风格。以下是五种常见的混合协作形式：
1) 现场同步：团队在同一时间和地点聚集。这些会议通过直接的面对面互动加强企业文化并增强问题解决能力。
2) 现场异步：员工决定何时进入办公室。这提供了灵活性，并允许在没有即时回应压力的情况下进行更深入的专注。
3) 远程同步：远程团队实时从任何地点协作。这最适合需要同时团队合作的项目。
4) 远程异步：员工独立工作，不受时区或班次的影响。这种方法适合不需要广泛讨论的项目。
5) 混合同步：现场和远程员工实时协作。这种设置提供了灵活性，同时加强了关系和项目协调。
最常见的共享办公模式是一种灵活的模式，员工可以自由选择何时来办公室。
共享办公协作中常见的挑战
在共享办公模式下工作听起来很棒。有灵活性，更少的通勤，以及更好的工作生活平衡。
但现实是，它也带来了不少麻烦。如果管理不当，生产力、沟通和团队绩效可能会受到影响。
一般来说，这些挑战分为两大类：技术和社交。两者都需要有效的共享办公解决方案。
– 技术挑战
技术使得共享办公模式成为可能，但如果失败，它可能会严重限制团队合作。以下是常见的技术障碍：
+ 连接问题：在家工作的员工互联网速度不同，这会影响视频通话和其他数据密集型任务。这可能导致沟通不畅、延误和挫败感。
+ 技术不足：并非所有在混合设置中工作的员工都精通技术。一些上级可能发现操作新的数字工具或系统很困难，这会影响公司的生产力。必须提供适当的培训和持续的支持来克服这些不足。
+ 平台整合：将协作工具如 Microsoft Teams、Zoom、Slack 和电子邮件整合在一起可能很困难，尤其是当不同团队使用不同系统时。这种不整合可能会损害效率和整体员工体验。
+ 工具和平台的可扩展性：工具和骨干系统应该足够灵活，能够随着共享办公者一起扩展。需求增加也需要为云服务和基础设施提供额外支持，以及满足现场和远程工作条件。
+ 安全问题：缺乏安全网络和员工使用个人设备可能会增加网络攻击的风险。组织必须实施强大的保护控制措施，如加密和多因素身份验证，以保护关键信息。
必须解决这些挑战，以确保一个高效、安全和有效的共享办公环境。
– 社交挑战
除了技术问题，共享办公安排还改变了团队的连接和互动方式。这里的问题变得棘手：
+ 沟通差距：远程工作者经常错过自发的“茶水间”对话和快速的桌面互动。这种缺乏非正式沟通可能会导致误解、协作变慢以及团队归属感的减弱。
然而，人工智能代理可以填补这些空白。这些智能系统可以自动化常规检查、总结会议，并提供即时访问共享知识，使远程和现场员工保持一致。
+ 缺乏团队凝聚力：现场和远程员工之间的物理分离可能会削弱信任和支持团队。
+ 实时协作：在分布式团队之间保持高效的实时沟通和协作是一个挑战。视频通话、聊天和文档共享必须是同步的和响应的。
+ 孤立和倦怠：远程工作者可能会感到脱节，而现场员工可能会因工作过度和界限模糊而挣扎。这两种情况都可能导致倦怠。
+ 建立关系困难：在混合安排中建立牢固的专业关系可能是一个挑战，尤其是对于新员工。
要解决这些挑战并确保最佳团队绩效，你必须建立一个能够培养联系、协作和成功的共享办公场所。
共享办公协作的最佳实践
你知道吗？64% 的员工每周至少因协作不一致而浪费三个小时。更令人震惊的是，20% 的员工浪费多达六个小时。这对员工生产力是一个巨大的打击，但这是完全可以预防的。
关键在于采用正确的工具、流程和灵活的混合方法来自动化工作流程。
以下是一些顶级共享办公实践，以确保你的团队无论在哪里工作都能蓬勃发展。
1. 明确期望
要有效地促进混合协作，首先要制定沟通的基本规则。确定首选工具、响应时间（电子邮件、Slack、视频通话）和会议频率。远程和办公室员工都应参与这些计划。
之后，确保对每个成员的职责、目标和预期输出有清晰的定义。为关键里程碑定义可衡量的 KPI 和截止日期，以确保每个人都明白对他们的要求是什么以及何时完成。
角色图表或项目管理软件可以在分配、记录和跟踪职责以及履行职责方面发挥重要作用。
明确期望的共享办公模式和核心工作时间，特别是考虑到不同时区。你还可以要求其他成员为自己设定可用性边界，促进健康的工作生活平衡。
最后，通过不进行微观管理、对想法持开放态度以及在会议中让每个人都有机会发言，营造一个信任的环境。
结构和灵活性的结合确保了团队的适当参与和生产力。
2. 营造包容的环境
在共享办公场所营造一个欢迎的氛围需要精心规划和心态转变。
因此，至关重要的是要拥抱 DEI（多样性、公平性和包容性）原则，使远程和现场团队都感到平等重视、尊重和欣赏。
因此，要确保你的沟通工具和语言涵盖所有身份。这意味着使用不指定性别的术语，并认可不同文化。
为此，培训你的高级领导识别隐藏偏见并鼓励包容性。为他们提供正确的工具和技能，以领导混合团队，使所有员工在混合环境中都感到被倾听。
然后，努力将远程工作者纳入团队活动。安排在线社交时间、游戏和小组项目，以连接在不同地方工作的人。
此外，将庆祝多样性作为优先事项。通过在线和现场活动庆祝文化节日和背景，邀请员工分享他们的传统，以增强团队的归属感和尊重感。
最后，定期安排混合会议，让每个团队成员都有机会发言。促进开放和清晰的沟通，让员工可以分享他们的想法、意见和担忧。
3. 提供相关培训和资源
如果你想要建立一个成功的共享办公场所，相关培训和资源应该是随时可用的。
从培训员工使用技术工具和时间管理开始。这将确保远程和现场团队之间的沟通顺畅。
领导力培训同样重要，以帮助管理者应对混合动态，解决无意识偏见，并建立情商以支持所有团队成员。
如前所述，DEI 培训推进了包容性议程，而健康资源则支持心理健康并帮助预防倦怠。
当与持续学习机会、专门的学习中心和同行学习计划相结合时，这些举措创造了一个动态的环境，使员工保持敏捷、投入并持续成长。
最后，整合一个在线学习平台也可以增强你的团队。使用这个平台为员工提供不同领域的最新课程，以支持他们的成长。
这些策略共同创造了一个有韧性的、包容的和高绩效的工作场所，推动个人成长和组织成功。
结语
共享办公模式可以带来很大的好处，但要获得这些好处，你必须解决这些挑战。工作期望必须对所有员工明确，每个人都必须感到被包容，相关培训应该是随时可用的。
有必要针对技术和社交问题，维护一个整合的混合文化，拥抱所有员工，无论他们身处何地。
希望你现在知道如何建立一个蓬勃发展的混合劳动力。
