每个共享办公空间运营商的梦想是一个繁忙的枢纽，每个办公桌和会议室都被预订满了。但现实可以更...... 复杂。 这是许多共享办公运营商都在努力解决的问题。

有趣的是， Deskmag 2024年一项研究发现，面积超过500平方米的共享办公空间平均入住率约为75%。相比之下，较小空间中不到一半的容量是空置的。这是潜在收入和活力中一大块未被充分利用的部分。

那么，如何将你的空间从鬼城转变为繁荣的社区呢？本文将探讨实用且可行的策略，帮助您优化空间、吸引会员并提升入住率。

了解入住率

简单来说，你的入住率就是你可用工作空间中，任何时刻实际被使用的百分比。这是一个关键指标能让你了解你利用空间的效率以及企业的健康状况。

可以这样想：如果你有100张桌子，平均有60张被占用，那么你的入住率是60%。很简单，对吧？你可以计算桌子、会议室，甚至整个空间。

为什么要关心跟踪入住率？因为它是您的商业指南针。跟踪入住率有助于：

 

– 衡量您的财务状况：入住率低可能预示着出现问题，而持续的高入住率意味着您可能需要扩大或调整定价。

– 优化定价：了解您的需求高峰时间可以帮助您设定有竞争力的价格，并有可能在较慢的时期提供折扣。

– 改善资源分配：您的会议室是否总是被预订，而您的电话亭却空无一人？占用数据可以指导您重新配置空间或调整产品。

– 做出数据驱动的决策：您可以使用具体数据来指导您的营销策略、会员计划和整体业务战略，而不是依赖直觉。例如，如果您发现周二和周三对轮用办公桌的需求激增，您可以考虑提供特殊的“两日通行证”。

– 吸引投资者：稳定的入住率是联合办公空间成功的有力信号，使您的企业对潜在投资者更具吸引力。

优化入住率的策略

1. 灵活的空间设计

传统的办公室设置通常僵化且效率低下。另一方面，联合办公空间依靠适应性而蓬勃发展。关键是要创造一个可以轻松变形的空间，以适应不同的工作方式和团体规模。

考虑可以轻松重新布置或重新配置的家具。模块化办公桌、可堆叠椅子和移动隔断可以快速调整，以创建更大的协作区域或更小、更私密的工作空间。这种灵活性使您能够满足多样化的会员群，从个体企业家到需要项目空间的团队。

– 创造多功能空间

联合办公空间中的每个区域都应该发挥作用。多功能空间是您最大化利用率的秘密武器。一个大房间可以作为上午的演示空间，下午的研讨会区，晚上甚至可以作为社交活动场所。

考虑如何在一个空间内结合不同的用途。例如，拥有舒适座椅的休息区也可以作为非正式的会议场所。精心设计的厨房可以成为下班后社交活动的中心。从单个空间中获得的用途越多，您的整体利用率就越高。

成功的灵活空间设计示例

让我们看一些现实世界的例子：

• 带轮子的移动办公桌：带轮子的办公桌可以轻松移动以创建不同的配置。它们可以聚集在一起进行团队协作，也可以分散在一起进行个人工作。
• 模块化会议室：具有可移动墙壁或隔断的会议室可以调整大小以适应不同的团体规模。这使您可以最大限度地利用会议室空间，并避免在只有一小群人开会时大房间空着。
• 可转换休息区：配备舒适沙发和扶手椅的休息区也可用于非正式会议或头脑风暴。增加几张小桌子可以让空间更加实用。
• 具备双功能的电话亭：隔音电话亭对于专注工作至关重要，但配备合适的设备时，也可以设计为视频会议室。
• 户外工作空间：如果您有户外空间，可以考虑创建一个露台或花园区域，让成员们在新鲜空气中工作。这在温暖的月份尤其吸引人，为你的共享办公服务增添了另一层次。

延伸阅读：设计以人为本的工作空间步骤

2. 有效的定价策略

您的定价策略是影响入住率的强大杠杆。这不仅仅是设定一个数字;更是建立一个能够吸引会员、最大化收入并反映您价值的定价结构。

基于需求的动态定价模型

一刀切定价的日子已经一去不复返了。动态定价，也称为基于需求的定价，允许您根据一天中的时间、一周中的某一天甚至季节性需求等因素调整费率。

例如，您可以在非高峰时段或周末为轮用办公桌提供较低的价格，以激励会员在不太繁忙时使用该空间。相反，您可以在高峰时段对会议室收取额外费用。动态定价通过在需求高时捕获更高的价格并在较慢的时期吸引更多会员来帮助您优化收入。

会员等级和套餐

提供各种会员等级和套餐，让您能够满足不同的需求和预算。这不仅扩大了您的吸引力，还鼓励会员随着需求的变化升级到更高级别。

以下是一些常见的会员模式：

• 轮用办公桌：最基本的选择，非常适合自由职业者和那些需要没有专用办公桌的灵活工作空间的人。
• 专用办公桌：为喜欢一致工作空间的会员提供永久办公桌。
• 私人办公室：为个人或团队提供私人、可上锁的办公室。
• 团队套餐：来自同一公司的员工团体的折扣价。
• 虚拟办公室：提供无实体工作空间的公司地址和邮件处理服务。

在每一层中，您可以提供具有不同级别的访问和便利设施的不同套餐。例如，“Hot Desk Plus”套餐可能包括使用会议室或打印服务。

免费试用和促销的价值

免费试用和促销是吸引新会员和填补您的空间的绝佳工具。它们让潜在会员亲身体验您的联合办公空间并看到您提供的价值。

考虑提供：

• 一日通行证：允许潜在会员试用您的空间一天。
• 周试用：更广泛地体验联合办公体验。
• 介绍性折扣：提供第一个月或限时折扣价。
• 推荐计划：奖励推荐新会员的现有会员。
• 合作伙伴关系：与当地企业合作，为客户提供特别优惠。

3. 轻松的预订和管理系统

在当今快节奏的世界中，便利为王。流畅高效的预订系统对于吸引和留住会员并最终最大限度地提高入住率至关重要。没有人愿意与笨重的平台搏斗或打电话预订办公桌。

用户友好的预订平台的重要性

将您的预订系统视为联合办公空间的前门。如果它难以导航或使用，潜在成员可能会直接走开。用户友好的平台应该直观、易于理解，并且只需最少的努力即可预订办公桌、会议室或其他资源。

优秀预订平台的主要特点包括：

• 清晰简洁的信息：应清楚地显示可用性、价格和设施。
• 简单的预订流程：预订应该快速简便，最好只需点击几下。
• 安全支付选项：提供多种安全支付方式，让会员轻松支付。
• 自动确认和提醒：通过自动预订确认和提醒减少缺席。

在线日历和实时可用性

实时可用性至关重要。会员应该能够一目了然地看到可用的资源并立即预订。在线日历和会议室显示可直观地显示您的空间可用性，使成员可以轻松计划他们的工作日程。

将您的预订系统与在线日历集成可确保可用性始终是最新的。这消除了重复预订并防止您的会员感到沮丧。

 

用于移动预订的移动应用程序

在当今移动优先的世界中，为您的预订系统配备移动应用程序是必须的。移动应用程序允许会员随时随地预订资源。无论他们是在火车上、开会还是只是在旅途中，他们都可以轻松查看可用性并使用智能手机进行预订。

精心设计的移动应用程序可以显着改善预订体验并鼓励更频繁地使用您的联合办公空间。考虑以下功能：

• 推送通知：发送有关即将进行的预订或特别优惠的提醒。
• 轻松访问帐户信息：允许会员通过手机管理他们的预订和付款信息。
• 与其他应用程序集成：将您的应用程序与其他生产力工具（例如日历和访问控制应用程序）连接起来，以简化成员的工作流程。

4. 增强的设施和服务

在竞争激烈的联合办公世界中，仅仅提供一张办公桌和 Wi-Fi 是不够的。为了真正脱颖而出并吸引会员，您需要策划一系列引人注目的便利设施和服务，以满足他们的需求并增强他们的工作体验。

以有价值的便利设施吸引会员

超越基础思考。您能提供什么，使您的联合办公空间成为您所在地区专业人士的首选？考虑为他们的工作日增加价值、提高生产力并营造社区意识的便利设施。

以下是一些流行且有效的选项：

• 高速互联网：可靠、快速的互联网是不容谈判的。
• 会议室：设备齐全的会议室对于客户演示、团队会议和私人通话至关重要。
• 打印和扫描：提供轻松访问打印和扫描服务。
• 厨房和休息区：储备充足的厨房配有咖啡、茶和小吃，可以发挥很大的作用。
• 电话亭：私人电话亭为通话和专注工作提供了一个安静的空间。
• 舒适的家具：符合人体工程学的椅子和宽敞的办公桌有助于营造舒适高效的工作环境。
• 24/7 访问：提供 24/7 全天候访问对于自由职业者和日程安排灵活的人来说可能是一个主要吸引力。
• 淋浴：淋浴是一种宝贵的便利设施，特别是对于骑自行车的人或午休时间锻炼的人来说。

个性化服务和会员福利

通过个性化服务加倍努力可以让您与众不同。考虑提供：

• 邮件处理：公司地址和邮件处理服务对自由职业者和小型企业很有吸引力。
• 接待服务：友好的接待员可以迎接客人并给客人留下专业的印象。
• 社交活动：定期组织社交活动以连接会员并培养社区意识。
• 研讨会和培训：提供相关主题的研讨会和培训课程，为您的会员增加价值。
• 折扣和合作伙伴关系：与当地企业合作，为您的会员提供折扣。

社区活动和交流机会的作用

蓬勃发展的联合办公空间不仅仅是一个工作场所，更是一个工作场所。这是一个社区。组织定期活动和交流机会对于营造归属感和鼓励成员之间的互动至关重要。

考虑托管：

• 社交聚会：休闲聚会、欢乐时光或节日派对可以帮助会员在个人层面上建立联系。
• 讲习班和研讨会：邀请行业专家分享他们的知识并提供宝贵的学习机会。
• 午餐和学习：举办非正式午餐会议，成员可以分享他们的专业知识或讨论行业趋势。
• 社区项目：组织志愿者活动或支持当地慈善机构，以营造使命感并回馈社区。

5. 战略平面规划

联合办公空间的布局对于其使用效率以及对潜在会员的吸引力起着巨大作用。战略平面规划就是最大限度地利用每一平方英尺，创造舒适的流动，营造高效的氛围。

优化空间布局以实现最大效率

把你的共享办公空间想象成一台运转良好的机器。每个区域都应有其用途，并有助于整体功能性。避免浪费空间，力求布局促进互动与协作，同时提供专注工作空间。

考虑以下几点：

• 工作空间类型的混合：提供多种工作空间选项，包括轮用办公桌、专用办公桌、私人办公室和会议室，以满足不同的需求。
• 分区：为不同的活动创建不同的区域。一个用于专注工作的安静区，一个用于团队合作的协作区，以及一个用于社交和休息的社交区。
• 交通流量：确保不同区域之间的轻松自然移动。避免瓶颈并创建清晰的路径。
• 无障碍设施：确保每个人都可以使用您的空间，包括残疾人。

考虑交通流量和自然光

精心规划的交通流量可以显着影响联合办公空间的整体体验。成员应该能够轻松走动，而不会互相碰撞或打扰正在工作的人。

自然光是另一个关键因素。事实证明，它可以改善情绪、工作效率和整体幸福感。通过将办公桌和工作空间放置在靠近窗户的位置，最大限度地利用自然光。如果自然光有限，请投资模仿自然光的优质人工照明。

创造具有视觉吸引力和功能性的空间

美学很重要。您的联合办公空间应该具有视觉吸引力并给人留下积极的第一印象。考虑整体设计风格、调色板和家具选择。这个空间应该给人一种专业、热情和鼓舞人心的感觉。

以下是创建具有视觉吸引力和功能性的空间的一些技巧：

• 使用一致的设计主题：在整个空间中营造有凝聚力的外观和感觉。
• 选择舒适时尚的家具：投资既实用又美观的家具。
• 添加流行色彩：有策略地使用颜色来创造视觉趣味并定义不同的区域。
• 融入植物：植物可以增添自然气息并改善空气质量。
• 注意细节：艺术品、灯光和标牌等小细节可以产生很大的影响。

6. 数据驱动的决策

在联合办公的世界里，直觉是不够的。为了真正最大限度地提高入住率，您需要采用数据驱动的方法。这意味着使用占用分析来了解您的空间是如何使用的，并根据这些见解做出明智的决策。

利用占用分析来识别趋势

入住率分析工具提供了丰富的数据，能够揭示关于空间使用的宝贵趋势。通过分析这些数据，您可以识别：

• 高峰时段和日段：您的空间什么时候最忙？这些信息可以帮助您调整人员配置、安排活动或优化价格。
• 利用率低的区域：你的空间中是否存在持续低用的部分？这可能表明需要重新布局或在这些区域提供不同的设施。
• 热门资源：哪些资源最受需求？这有助于你优先分配投资，确保会员所需的资源充足。
• 会员行为：会员如何使用你的空间？了解他们的模式可以帮助你定制服务和产品，更好地满足他们的需求。

根据数据做出明智的决策

确定趋势后，您可以使用此信息就您的联合办公空间做出明智的决策。例如：

• 调整您的定价：如果您发现您的空间在周二和周三一直很忙，您可以考虑提供“两天通行证”或调整这些日子的定价。
• 优化您的布局：如果您确定未充分利用的区域，您可以重新配置空间以更好地满足会员的需求。也许这些单独的电话亭可以改造成一个更大的会议室。
• 改善您的设施：如果您的数据显示会议室总是被预订，您可以考虑投资更多的会议室空间或升级现有会议室的技术。
• 完善您的营销策略：了解您的高峰时段和高峰日可以帮助您更有效地定位营销工作。您可能希望在较慢的时期进行促销活动以吸引更多会员。

实施更改以提高利用率

数据只有在您采取行动时才有价值。根据分析做出决策后，实施更改并跟踪其影响非常重要。例如，如果您决定重新配置空间，请监控受影响区域的入住率，看看这些变化是否产生了积极影响。

带走

因此，最大化您的联合办公空间是一场持续的冒险，而不是快速解决方案。我们已经讨论了从灵活的布局和智能定价到使用数据和构建社区的所有内容——这些都是您的首选工具。联合办公世界正在快速变化，人工智能驱动的管理和混合的虚拟/物理空间等很酷的新事物不断涌现。

如果您专注于创建一个有价值、灵活和友好的社区，您不仅会现在填满您的空间，还可以为接下来的事情做好准备。这一切都是为了创造一个人们联系并做伟大事情的地方——这是一个值得追求的目标！